AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DE CHARGESIGHT
HELIOXGROUP B.V. et AFFILIÉS - Jan 2023
Cher fournisseur,
Heliox a plus de 30 ans d'expérience dans le domaine de la conversion de puissance professionnelle et est un leader du marché mondial de l'infrastructure de charge pour les bus électriques. Nos produits sont utilisés dans les plus grands projets de recharge en courant continu du monde en Europe. Nos excellentes capacités de R&D nous permettent de créer et de développer, en collaboration avec nos clients et nos fournisseurs, des solutions de recharge innovantes et de haute qualité pour les marchés les plus exigeants.
Heliox met l'accent sur la conformité et la responsabilité sociale de l'entreprise. Nous nous soucions de l'impact que nous avons sur nos clients, nos fournisseurs, notre personnel, notre environnement et les générations futures. Les données personnelles des personnes avec lesquelles nous faisons des affaires en font partie.
Heliox ("nous", "Heliox") et les sociétés affiliées à Heliox prennent au sérieux la protection de vos données personnelles. Nous nous engageons à traiter vos données personnelles que nous détenons conformément à la législation et à la réglementation applicables en matière de protection des données personnelles.
CONTRÔLEUR DES DONNÉES
Aux fins du présent avis sur la protection de la vie privée des fournisseurs Heliox (" avis sur la protection de la vie privée "), le contrôleur des données est Heliox Group B.V., dont le siège social est situé à De Waal 24, (5684 PH) Best.
Les sociétés affiliées à Heliox peuvent également recevoir et traiter vos données personnelles, soit en qualité de contrôleur, soit en qualité de sous-traitant, et cet avis de confidentialité s'applique également à elles.
Michael Colijn, PDG de Heliox
Nous pensons que prendre soin des personnes et de l'environnement est fondamental pour le succès de notre entreprise.
[1] "Affilié" désigne une entité (légale) qui est affiliée à, ou qui directement ou indirectement contrôle, est contrôlée par ou est sous contrôle commun avec, Heliox. Le terme " contrôle " signifie la propriété de 50 % (cinquante pour cent) ou plus du capital social ou le droit d'exercer 50 % (cinquante pour cent) ou plus des droits de vote dans la nomination des directeurs de cette société, entreprise, partenariat ou autre entité juridique, mais une telle entité juridique sera considérée comme une société affiliée seulement tant que cette liaison existe.
1. TYPES DE DONNÉES PERSONNELLES DES FOURNISSEURS QUE NOUS COLLECTONS
Nous traitons les types suivants de données personnelles concernant les personnes de contact de nos fournisseurs :
Données d'identification - nom et prénom, signature, état civil (pour la salutation), données du passeport, numéro de sécurité sociale, date de naissance, sexe ;
Données de contact - numéro de téléphone, adresse électronique, adresse (physique) (le cas échéant) et langue de ces personnes de contact ;
Données financières - données bancaires, centre de coûts requis pour la facturation ou les paiements, statut de crédit, solvabilité ;
Autres informations commerciales - titre de l'entreprise ou rôle professionnel, curriculum vitae, identifiant du fournisseur, signature (numérique), dossiers de formation, données relatives aux qualifications, respect de nos obligations contractuelles, données relatives aux contrats, données relatives aux appels d'offres, dossiers relatifs aux demandes/questions/plaintes/commandes ;
Données d'identification électroniques - si vous visitez nos sites web, certaines données sont traitées par le navigateur du site web et les cookies. Vous trouverez de plus amples informations dans l'avis de confidentialité Heliox sur les plateformes numériques ;
Condamnation pénale et infractions- les données personnelles peuvent être filtrées sur la base de la liste des sanctions dans la mesure où cela est nécessaire aux fins des obligations internationales d'Heliox (obligation de connaître son fournisseur et obligation de lutte contre le blanchiment d'argent).
2. LES SOURCES DES DONNÉES PERSONNELLES :
Nous collectons vos données personnelles lorsqu'en tant qu'individu vous :
- nous fournir des biens ou des services ;
- êtes désigné par votre employeur comme notre contact pour la soumission de propositions, la gestion des missions d'Heliox, la facturation, ou pour la gestion de la relation de service et le paiement des factures ; ou
- de nous fournir, ou de fournir à l'un de nos employés, vos coordonnées ou d'autres données personnelles.
Les données personnelles peuvent également être obtenues à partir de sources publiées (par exemple, la Chambre de commerce (Kamer van Koophandel) pour confirmer par exemple les pouvoirs des signataires, les médias sociaux) et des sociétés affiliées à Heliox.
3. LES OBJECTIFS DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Nous traitons vos données personnelles :
- pour acheter et recevoir de nos fournisseurs leurs produits ou services (pour communiquer au sujet de vos achats et des services demandés) ;
- pour sélectionner nos fournisseurs (procédure d'appel d'offres), pour donner des instructions à nos fournisseurs et prestataires de services et les rémunérer pour leurs services ;
- pour correspondre avec nos contacts commerciaux ou professionnels ;
- pour fournir une assistance et des formations aux fournisseurs, des contacts commerciaux ou professionnels (fournir des informations ciblées sur les produits ou services) ;
- pour envoyer des informations administratives (modifications de nos termes et conditions ou de nos politiques) ;
- pour participer à nos enquêtes, promotions et concours et pour gérer ces activités ;
- pour financer et partager des services de comptabilité, en fournissant des services de type "record to report" et "purchase to pay" ;
- à d'autres fins commerciales (analyse et gestion de nos activités, études de marché, audits, développement de nouveaux produits, amélioration de nos services et produits, détermination de l'efficacité de nos campagnes promotionnelles) ;
- si nous le jugeons nécessaire ou approprié (pour nous conformer à nos obligations légales (par exemple, pour nous conformer aux sanctions économiques et commerciales), pour contrôler l'état de crédit, pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, pour faire respecter nos conditions générales, pour protéger nos opérations ou celles de l'une des sociétés affiliées à Heliox, pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou nos biens, et/ou ceux des sociétés affiliées à Heliox, de vous-même ou d'autres personnes, et pour nous permettre d'exercer les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pouvons subir).
4. BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Les activités de traitement mentionnées sont nécessaires pour :
(i) conclure et exécuter un contrat avec vous ;
(ii) pour servir nos intérêts commerciaux légitimes ; ou
(iii) pour se conformer à nos obligations légales.
Nous vous demanderons votre consentement pour les activités décrites dans le présent avis de confidentialité lorsque la loi applicable l'exige et que les activités ne sont pas couvertes par l'une des bases juridiques susmentionnées pour le traitement des données personnelles.
Si vous ne voulez pas nous fournir vos données personnelles et qu'elles sont nécessaires aux fins décrites ci-dessus, nous ne serons pas en mesure de conclure un contrat avec vous ou de mener des affaires avec vous.
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5. COMMENT NOUS DIVULGUONS OU TRANSFÉRONS VOS DONNÉES PERSONNELLES
Dans la mesure où les lois applicables le permettent et conformément au présent avis de confidentialité, nous pouvons divulguer vos données personnelles :
-aux sociétés affiliées à Heliox, à des fins compatibles avec le présent avis de confidentialité. Nous prenons des précautions pour limiter l'accès à vos données personnelles aux seuls membres du personnel qui ont un besoin professionnel légitime d'y accéder conformément au présent avis de confidentialité ;
-à nos prestataires de services tiers ou à nos clients, tels que le traitement des paiements ou de la facturation, les services informatiques, l'hébergement de sites web, l'exécution des commandes, la fourniture d'infrastructures, la sécurité, les services d'audit et d'autres services, pour leur permettre de fournir leurs services ;
-à tout organisme compétent chargé de l'application de la loi, organisme de réglementation, agence gouvernementale, tribunal ou autre tiers, tel que, sans limitation, les autorités de police, les autorités fiscales, les autorités chargées de la sécurité sociale, lorsque ce transfert est nécessaire (i) dans le cadre de la loi ou de la réglementation applicable, (ii) pour exercer, établir ou défendre nos droits légaux, (iii) pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux de toute autre personne, ou (iv) sur la base d'une décision de justice ;
-à nos auditeurs, conseillers, représentants légaux et agents similaires dans le cadre des services de conseil qu'ils nous fournissent à des fins légitimes et conformément aux objectifs décrits dans le présent avis de confidentialité ;
-dans le cas où nous, ou une partie de nos actifs, seraient acquis, nous pourrions partager tous les types de données personnelles avec la société acquéreuse.
Nous ne transférons pas vos données personnelles à des tiers en dehors de l'EEE (Espace économique européen) autres que les sociétés affiliées à Heliox, sauf dans les cas suivants :
- vous avez explicitement consenti à ce transfert ;
- le transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre vous et nous ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
- le transfert est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat conclu dans votre intérêt entre nous et une autre personne physique ou morale ;
- le transfert est nécessaire pour des raisons importantes d'intérêt public ;
- le transfert est nécessaire pour l'établissement, l'exercice ou la défense de revendications légales ;
- le transfert est nécessaire pour protéger votre intérêt vital ou celui d'autres personnes, lorsque la personne concernée est physiquement ou juridiquement incapable de donner son consentement ;
- en cas d'utilisation de clauses types de l'UE ; ou
- lorsque l'autorité de protection des données l'autorise.
Nous mettons toujours en place des garanties adéquates (Commission européenne ou Clauses contractuelles types) et prenons les mesures nécessaires pour protéger vos données personnelles lors du transfert de vos données personnelles à des tiers au sein ou en dehors de l'UE ou de l'EEE.
6. COMMENT NOUS PROTÉGEONS VOS DONNÉES PERSONNELLES
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles pour protéger de manière adéquate vos données personnelles et maintenir leur qualité. Nous améliorons cette protection en permanence en fonction des progrès techniques. Nous utilisons une série de mesures physiques, électroniques et de gestion pour garantir la sécurité de vos données personnelles.
7. LA DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
Nous conservons vos informations personnelles pour la période nécessaire à la réalisation des objectifs mentionnés ci-dessus :
- tant que vous restez un fournisseur ou une partie prenante de l'entreprise ; ou
- aussi longtemps que le délai de prescription légal pour engager une réclamation ou une action en justice ; ou
- pour une période de conservation plus longue si la loi l'exige ou le permet (par exemple, la législation en matière de santé et de sécurité, en cas de litige).
8. COMMENT POUVEZ-VOUS EXERCER VOS DROITS ?
Vous disposez d'un certain nombre de droits en vertu des lois applicables en matière de protection des données.
Droit d'être informé - Vous avez le droit d'être informé sur la manière dont nous traitons vos données personnelles. C'est l'objet du présent avis de confidentialité.
Droit d'accès - Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles et de les consulter.
Droit à l'effacement de vos données - Vous avez le droit de faire effacer vos données personnelles.
Droit de faire corriger vos données - Vous avez le droit de faire corriger ou mettre à jour vos données personnelles.
Le droit de restreindre le traitement des données - Vous avez le droit de vous opposer ou de restreindre le traitement de vos données personnelles.
Le droit à la portabilité des données - Vous avez le droit de demander la portabilité de vos données personnelles et de recevoir vos données personnelles dans un format structuré et lisible par machine pour vos propres besoins ou de demander à les partager avec un tiers.
Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée sur un procédé automatisé - Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un procédé automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
Droit de retirer votre consentement - Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque nous nous fondons sur celui-ci pour traiter vos données personnelles.
Les droits susmentionnés peuvent être soumis à certaines conditions légales. Pour exercer l'un de vos droits susmentionnés, ou si vous avez des questions sur le présent avis de confidentialité, veuillez nous contacter à l'adresse électronique suivante : legal@heliox-energy.com.
Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour répondre à votre demande conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Lorsque vous exercez l'un des droits susmentionnés, nous vous demanderons de nous fournir une copie d'un document d'identification valide (par exemple, votre carte d'identité) afin de vous authentifier.
Vous pouvez également utiliser les coordonnées mentionnées ci-dessus si vous avez des inquiétudes ou si vous souhaitez déposer une plainte concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité locale chargée de la protection des données dans votre juridiction.
9. MISE À JOUR DU PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
Nous pouvons mettre à jour cet avis de confidentialité de temps à autre. Pour vous informer des modifications apportées à cet avis de confidentialité, nous modifierons la date de révision en haut de la page. Le nouvel avis de confidentialité modifié ou amendé s'appliquera à partir de la date de révision. Par conséquent, nous vous encourageons à consulter périodiquement cet Avis de confidentialité pour être informé de la manière dont nous traitons vos données personnelles.